本報廈門訊（通訊員 蘇欣）經過近半年的籌備，佰翔酒店用品公司的ERP系統即將進入沙盤操演試行階段，并于11月份正式上線。集團多公司都在積極開展ERP建設工作，佰翔酒店用品公司是其中首家將運營體系系統梳理作為專門項目融入ERP建設的公司，此舉極大推動了項目的順利進行。
優先梳理流程 ERP建設更順暢
ERP是針對物資資源管理（物流）、人力資源管理（人流）、財務資源管理（財流）、信息資源管理（信息流）集成一體化的企業管理軟件，集信息技術與先進管理思想于一身，是企業在信息時代生存、發展的基石。據了解，佰翔酒店用品公司原本直接套用萬翔網商的ERP系統模板，但因業務模式不同，在推進中發現很多模塊無法適用。同時，佰翔酒店用品公司的很多業務流程缺乏系統梳理和固化，ERP建設遭遇瓶頸。
所謂“磨刀不誤砍柴工”，為了給ERP建設工作打下良好基礎，進而加快項目進展，佰翔酒店用品公司經營層和各部門業務骨干組成項目組（人數占公司總人數的63%），聯合ERP軟件供應商、佰翔酒店服務公司運營部和集團公司運標部組成的內外部咨詢團隊，通力協作，對公司的運營體系進行系統梳理。
為了提升佰翔酒店用品公司的管理水平，確定ERP系統方案中流程的可行性，項目組通過梳理業務流程現狀，固化了公司各部門現有的關鍵業務流程47個，并確定流程中各個步驟的具體內容以及相關業務邏輯，以及相關步驟所需要匹配的表單73個。在流程現狀與ERP系統匹配度驗證階段，項目組結合酒店用品公司的實際業務情況，識別出原有ERP系統中需要二次開發的系統功能和表單。比如酒店用品公司在營銷中會采取“第二件半價”“買X免一”等促銷方式，但這些在原有ERP系統中是沒有的，需要進行二次開發。同時，為了確定ERP系統報表與酒店用品業務現狀的匹配度，項目組還對ERP系統內54份已有報表逐一進行了討論與確認。此外，項目組通過流程梳理，固化了針對43項事件的審批流程權限。配合ERP系統上線，項目組在項目推進過程中將基礎數據搜集工作與流程梳理工作并列進行，一共搜集了25項基礎數據。
ERP系統的核心是人，項目團隊也通過全程參與和系統培訓，初步掌握了流程管理的基礎知識與技能，并初步形成客戶導向的流程思維，為今后提升公司運營管理水平，優化升級信息系統打下良好的團隊基礎。ERP軟件供應商項目經理李杰表示：“在啟動ERP項目前系統梳理業務流程非常有必要，客戶對于ERP系統需求和流程的理解表達都提升很多，我們跟其他客戶確認方案書一般要歷時兩個月或更多，這次方案書不到半個月就確認下來，而且還是利用工余時間。”佰翔酒店用品公司總經理蕭楚珍也表示：“此次流程梳理明顯提升了公司的運營效率，各部門銜接也更加順暢。”
系統流程再造 管理能力再升級
佰翔酒店用品公司運營體系項目的成功實踐，為集團其他成員企業推進ERP項目提供了現實的參考借鑒。很多企業在ERP建設上感到難以推進，或是使用效果遠不如預期，表面看來可能是流程、表單、數據、員工心理狀態等前期準備不充分，究其根本原因，則是企業對流程再造與信息化之間的階段關聯性認識不夠，對業務戰略和組織戰略缺乏系統規劃。
流程再造一般會根據項目大小成立專門的集團層級或公司層級PMO（項目管理辦公室）管控整個變革過程，分為五大階段。一是現狀梳理階段，包括流程組織建立、流程現狀梳理、組織架構現狀梳理、崗位能力素質現狀梳理和信息化現狀梳理；二是未來設計階段，根據企業“戰略愿景”設計理想狀態下所匹配的流程、資源、組織架構、崗位能力素質和信息化系統支持；三是差距評估階段，識別出“現狀”與“未來”之間的差距，列出“變革項目清單”；四是變革計劃擬定階段，以“變革項目清單”為依據，對照“戰略愿景”，對變革項目清單進行分類和排序，擬定針對變革項目的成套 “變革計劃”（含流程、資源、組織、信息化）；五是變革計劃分期實施階段，將成套的“變革計劃”下達給相關人員，分期實施。其中，前四個階段是基礎，需要占到60%至70%的時間和精力。
集團成員企業在開展ERP項目之前，應優先著力于流程再造項目，這樣做不僅有助于集團及成員企業更加系統、高效的提出信息化系統建設需求，同時還能大量節約項目成本和系統開發周期，進一步提升集團及成員企業團隊的管理能力。
